MISSION/ SUMMARY (Nhiệm vụ)

• Import Logistics Coordinator will be in charge of handling import shipments from pre-order to warehouses/ Điều phối viên nhập khẩu chịu trách nhiệm xử lý các lô hàng nhập khẩu từ lúc đặt hàng đến khi hàng về kho.
• Minimize time and cost to enhance task efficiently/ Giảm thiểu thời gian và chi phí để nâng cao hiệu quả công việc.

RESPONSIBILITIES (Trách nhiệm)

Responsible for importing goods according to regulations/ Chịu trách nhiệm nhập khẩu hàng hóa theo quy định:

• Check import procedures, apply for import permits/ Kiểm tra thủ tục nhập khẩu, xin giấy phép nhập khẩu.
• Ensure the import of appropriate items according to the regulations of the government and the company/ Đảm bảo thực hiện nhập khẩu các mặt hàng phù hợp theo quy định của nhà nước và công ty.
• Check freight rate by sea, by air according to the requirements of each order (if any)/ Kiểm tra giá cước vận chuyển đường biển, đường hàng không theo yêu cầu của mỗi đơn hàng (nếu có)
• Receive and update order data from the Buying team/Director/ Nhận và cập nhật dữ liệu đơn hàng từ team Buying/Giám Đốc bộ phận.
• Check full set of import documents, make sure the documents are suitable according to the requirements of the customs, quarantine dept and the company/ Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu, đảm bảo chứng từ phù hợp theo yêu cầu của hải quan, kiểm dịch và công ty.
• Track and trace shipments status, update shipping status and alert relevant departments when ETA are later than expected/ Theo dõi và kiểm tra lịch trình lô hàng, cập nhật tình trạng vận chuyển và cảnh báo các bộ phận liên quan khi có thay đổi ETA muộn hơn dự kiến.
• Contact the bank to receive documents (if payment term in LC)/ Liên hệ với ngân hàng để nhận bộ chứng từ (nếu thanh toán LC)
• Prepare all documents for customs declaration, price consultation, post-clearance audit/ Chuẩn bị tất cả các chứng từ cho khai báo hải quan, tham vấn, kiểm tra sau thông quan.
• Notify import and VAT tax information to accounting dept (FAST) in time/ Thông báo thông tin nộp thuế nhập khẩu, VAT cho kế toán (FAST) đúng thời hạn.
• Handle and report arising problems related to shipments/ Xử lý và báo cáo các vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng.
• Maintain import documents according to regulations, adapt to the requirements of internal, audit and customs dept/ Lưu trữ hồ sơ nhập khẩu theo quy định, đảm bảo yêu cầu của nội bộ công ty, kiểm toán và cơ quan hải quan.

Inform delivery plan to Supply Chain daily and weekly/ Thông báo đến Supply Chain kế hoạch hàng về hàng ngày, hàng tuần:

• Work closely with forwarder on the progress of customs procedures, the expected delivery schedule to warehouses/ Làm việc chặt chẽ với forwarder về tiến độ hoàn thành thủ tục hải quan, lịch hàng dự kiến về kho.
• Notify the list of goods, delivery time to warehouses for Supply Chain/ Thông báo danh sách hàng hóa, thời gian hàng về kho cho Supply Chain.
• Notify estimated DDP to relevant departments/ Thông báo giá nhập kho (estimated DDP) cho các bộ phận liên quan.
• Responsible for calculating the total cost of imported goods and other related tasks/ Chịu trách nhiệm tính toán tổng chi phí hàng nhập khẩu và các công việc liên quan khác:
• Calculate estimated DDP for import shipments/ Tính giá thành ước tính (estimated DDP) cho các lô hàng nhập khẩu.
• Calculate final DDP for import shipments and email to accounting dept (FAST)/ Tính giá thành thực tế (final DDP) cho các lô hàng nhập khẩu và gửi mail cho kế toán. (team FAST)
• Summarize arising cost to suppliers/ warehouses due to their fault and inform to relevant parties/ Tổng hợp chi phí phát sinh do lỗi nhà cung cấp, kho và báo cho các bên liên quan.
• Check red invoices, summary of costs and arrange payments to Forwarders, Shipping lines (if any)/ Kiểm tra hóa đơn hợp lệ, bảng tổng hợp chi phí và thanh toán cho Forwarder, Hãng tàu (nếu có).

Reporting/ Làm báo cáo:

• Status of shipments/ Tình hình các lô hàng nhập khẩu.
• Collect database, other reports as required/ Tập hợp cơ sở dữ liệu, báo cáo khác theo yêu cầu.

KNOWLEDGE & EXPERIENCE (Kiến thức và kỹ năng)

Knowledge/ Kiến thức:

• Good command of Incoterms/ Thông thạo điều khoản thương mại quốc tế Incoterms.
• Experiences and knowledge related to import and export, supply chain management/ Những kinh nghiệm và kiến thức liên quan đến xuất nhập khẩu, quản lý chuỗi cung ứng.

Experience/ Kỹ năng:

• Able to work independently or in group under high pressure/ Làm việc độc lập và làm việc nhóm dưới áp lực cao.
• Good command of English language/ Trình độ Tiếng Anh tốt.
• Proficient in MS office applications, mail exchange/ Sử dụng thành thạo Microsoft Office, mail.

COMPETENCIES (Năng lực yêu cầu)

Core competencies/ Năng lực cốt lõi:

People competencies/ Năng lực cá nhân:

• Smart, careful, good communication ability/ Thông minh, cẩn thận, khả năng giao tiếp tốt.
• Positive, engaged attitude and self-motivated/ Thái độ tích cực, gắn bó và năng động.
• Able to learn and adapt quickly/ Có khả năng học hỏi và thích nghi nhanh chóng.
• Capable of managing workload and task prioritization without close supervision/ Có khả năng quản lý công việc và nhiệm vụ ưu tiên mà không cần giám sát chặt chẽ.
• Ability to control the situation and always proactively suggest the optimal solution/ Có khả năng làm chủ tình huống và luôn chủ động đề nghị các phương án tối ưu.

REQUIRED BACKGROUND & ATTITUDE (Trình độ và thái độ yêu cầu)

• Education: Bachelor degree/ Học vấn: Trình độ đại học
• Seniority: At least 2 years experience in Import-Export/ Logistics/Supply chain/ Thâm niên: Ít nhất 2 năm trong lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu và Hậu cần
• Language: English/ Ngoại ngữ: Tiếng Anh
• Office skills: Microsoft Office, mail/ Kỹ năng khác: vi tính văn phòng, email
• Attitude: Positive, engaged attitude, self-motivated and responsible for the work/ Thái độ: Thái độ tích cực, gắn bó và năng động và có trách nhiệm trong công việc.